SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PT HM SAMPOERNA Tbk.

1. PENDAHULUAN

SIM adalah serangkaian subsistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi yang secara rasional mampu menstransformasikan data sehingga menjadi informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama.
ERP merupakan tulang punggung teknologi dari e-business, sebuah kerangka kerja transaksi keseluruhan perusahaan dengan berbagai hubungan ke pemprosesan pesanan, penjualan, manajemen dan pengendalian persediaan, perencanaan produksi dan distribusi serta keuangan. Semua jenis bisnis kini mengimplementasikan system enterprise resource planning (ERP). Perusahaan besar diseluruh dunia mulai memasang system ERP pada tahun 1990 sebagai kerangka kerja konseptual dan katalis untuk merekayasa ulang proses bisnis mereka. ERP juga berfungsi sebagai mesin software penting yang dibutuhkan untuk mengintegrasikan dan menyelesaikan proses lintas fungsi yang dihasilkannya. Kini, ERP dianggap penting sebagai bahan penting yang dibutuhkan perusahaan untuk bisa mendapatkan efisiensi, kelincahan, dan responsivitas yang dibutuhkan dalam mencapai keberhasilan di lingkungan bisnis yang dinamis saat ini.
Untuk dapat mengetahui penerapan ERP disebuah perusahaan, maka  kita akan melihat ERP pada perusahaan rokok Indonesia.. PT. HM Sampoerna adalah salah satu dari perusahaan rokok terbesar di Indonesia selain Gudang Garam dan Djarum. Dalam perkembangannya, operasional harian menjadi sangat rumit. Salah satu departemen yang mengalaminya adalah departemen logistik yang pekerjaan hariannya menyatukan data-data persediaan bahan baku, distribusi bahan baku, data produksi. Data-data tersebut terkumpul pada akhir jam kerja, sehingga menyulitkan. Ini dilakukan dengan manual, sehingga bisa dibayangkan sulitnya jika data-data tersebut terdiri dari ribuan data dan memerlukan proses yang lama. Masalah tersebut mendorong PT. HM Sampoerna untuk membangun Teknologi Informasi, yang dimulai pada tahun 1992.

1. II.    TINJAUAN PUSTAKA

2.1       Pengertian ERP
Secara umum ERP (Enterprise Resource Planning) diartikan sebagai: (1) Sebuah sistem informasi yang mengkoordinasikan seluruh sumber daya, informasi dan aktifitas perusahaan. (2) Lebih jauh, Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. (3) ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan. (4) Sistem ERP adalah sistem yang terintegrasi. Dimana Integrasi yang dimaksud adalah menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi.
Sistem ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular. Database yang ada dapat mengijinkan setiap departemen dalam perusahaan untuk menyimpan dan mengambil informasi secara real-time. Informasi tersebut harus dapat dipercaya, dapat diakses dan mudah disebarluaskan. Rancangan perangkat lunak modular harus berarti bahwa sebuah bisnis dapat memilih modul-modul yang diperlukan, dikombinasikan dan disesuaikan dari vendor yang berbeda, dan dapat menambahkan modul baru untuk meningkatkan unjuk kerja bisnis. Pada tulisan kali ini, sistem ERP yang dibahas adalah sistem proses bisnis pada perusahaan manufaktur.

2.2       Tujuan ERP
Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan. ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan yang digunakan untuk :

1. Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis. Baik proses bisnis perusahaan manufaktur atau jasa.
2. Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise.
3. Menghasilkan informasi yang real-time.
4. Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.

2.3       Sistem ERP
Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan. Sumber daya tersebut meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Konsep dari sistem ERP dapat diilustrasikan sebagai berikut :

Paket sistem ERP biasanya terdiri atas sekumpulan modul-modul yang dapat mendukung berbagai fungsi dan proses pada perusahaan. Alur proses bisnis yang terjadi dalam perusahaan komersial, baik yang menghasilkan produk barang jasa secara umum merupakan satu siklus kontinu mulai dari permintaan konsumen, pembuatan produk, penyerahan produk, penagihan, pembayaran dan layanan purnajual. ERP memiliki beberapa modularitas, diantaranya adalah digambarkan melalui diagram alir seperti pada Gambar dibawah ini :

1. III.     PEMBAHASAN

PT. HM Sampoerna adalah salah satu dari perusahaan rokok terbesar di Indonesia selain Gudang Garam dan Djarum. Dalam perkembangannya, operasional harian menjadi sangat rumit. Salah satu departemen yang mengalaminya adalah departemen logistik yang pekerjaan hariannya menyatukan data-data persediaan bahan baku, distribusi bahan baku, data produksi. Data-data tersebut terkumpul pada akhir jam kerja, sehingga menyulitkan. Ini dilakukan dengan manual, sehingga bisa dibayangkan sulitnya jika data-data tersebut terdiri dari ribuan data dan memerlukan proses yang lama. Masalah tersebut mendorong PT. HM Sampoerna untuk membangun Teknologi Informasi, yang dimulai pada tahun 1992.
Pembangunan fondasi sistem TI di HMS dimulai tahun 1992, sedangkan peralihan dari pola local area network (LAN) ke wide area network (WAN) dilakukan pada 1995. Setelah itu, aplikasi bisnis korporat menjadi fokus perhatian berikutnya. Setelah melalui proses screening, manajemen memutuskan untuk menggunakan aplikasi ERP dari Oracle (yang masih dipakai hingga sekarang). “Sampoerna memang memakai Oracle, sedangkan Philip Morris di seluruh dunia memakai SAP. Ke depan, tentunya mesti sama. Saat ini, untuk mengintegrasikan sistemnya. Menurut Sugiharto Hartono, Direktur Penjualan, Perencanaan, Sistem & Pengembangan PT Panamas, penggunaan ERP dari Oracle itu mencakup hampir semua proses bisnis penting, mulai dari akuntansi dan keuangan, manufaktur, hingga pengadaan barang dan manajemen barang jadi. ERP Oracle juga digunakan di anak usaha HMS, yakni PT Panamas (perusahaan penjualan dan distribusi HMS) dan PT Handal Logistik Nusantara (perusahaan logistik dan pergudangan). “Unit-unit bisnis dalam naungan Sampoerna juga menggunakan aplikasi yang dikembangkan sendiri untuk melengkapi solusi ERP. Bukti sudah modernnya sistem TI di HMS juga terlihat pada sistem rantai pasokan (supply chain management).

Puluhan ribu petani tembakau HMS semuanya sudah dikelola dengan bantuan TI, yakni sistem berbasis bar code. Di bar code itu tercatat nama petani, luas petaknya, jenis tembakau dan varietasnya, dan sebagainya. Jadi, ketika panen, tembakau (yang dibungkus) sudah bisa dikirim dengan bar code. Dengan begitu, di tempat penampungan – yakni di Lombok dan Madura – hasil panen tadi sudah bisa langsung dipindai (scan), sehingga tidak perlu ada petugas yang mencatat lagi. Sistem barcoding telah diterapkan pula dalam kegiatan pembelian material dan proses di gudang. sistem barcoding digunakan karena grade daun tembakau yang dihasilkan para petani berbeda-beda. Saat ini, HMS mengonsumsi 60-70 ribu ton tembakau kering per tahun. Sayangnya, Angky mengaku tidak ingat luas lahan total yang dipakai oleh para petani tembakau yang memasok panennya buat HMS. Sebagai gambaran, per hektare kebun tembakau bisa berproduksi 15-20 ton. Sesuai dengan prosesnya, daun tembakau yang dipanen akan disimpan di gudang selama 18-24 bulan supaya mengalami proses fermentasi alami.
Teknologi canggih sudah digunakan HMS di pabrik-pabriknya. Mulai dari kegiatan operasional pabrik, mesin blending hingga pengujian rokok, sudah menggunakan sistem robotika. Dengan begitu, proses analisisnya tidak lagi menggunakan rasa, melainkan memakai data, sehingga kualitas produknya bisa sama. “Kalau pakai rasa dan penciuman manusia, kualitasnya tidak akan sama. Selain itu, jumlahnya banyak. Bayangkan saja, untuk satu adukan jumlahnya mencapai 15 ton. Tidak mungkin (dikerjakan) oleh manusia, jadi, di Sampoerna itu, dari hulu ke hilir sudah serba elektronik. Dengan bekal sistem yang cukup canggih, menurut Sugiharto, ketika PM masuk sebenarnya tidak terjadi “revolusi” pada aspek TI di HMS. Ia lebih senang menyebut perubahan yang dibawa PM sebagai pengembangan dan penambahan saja. “Tujuan utama kami adalah mendapatkan kekuatan sinergi antara Sampoerna dan Philip Morris. Kami mempertahankan apa yang sudah berjalan dengan baik, dan mengambil keuntungan dari apa yang sudah dimiliki oleh Philip Morris untuk meningkatkan keadaan.
Setelah masuknya PM memang ada beberapa perubahan di bidang TI. Antara lain, pengembangan jaringan infrastruktur dengan menambah koneksi ke kantor cabang penjualan dan pergudangan yang belum terhubung, yang jumlahnya sekitar 30 kantor. Perubahan lain adalah penerapan metodologi proyek untuk semua proyek TI di HMS. Ia mengakui, pendekatan metodologi proyek ini merupakan kekuatan PM. Ada lagi, proses standardisasi dengan solusi aplikasi yang dimiliki oleh Philip Morris juga sedang berlangsung. Kami melihat bahwa proses ini akan terus berlangsung dalam dua-tiga tahun ke depan.
Strategi TI HMS lebih pada mengonsolidasikan sistem aplikasi yang ada, dan memberi respons pada permintaan bisnis yang baru. Misalnya, melakukan stardardisasi proses bisnis dengan mengimplementasi solusi ERP yang sama yang digunakan oleh HMS kepada semua unit bisnis.
Proses konsolidasi dan integrasi aplikasi yang berlangsung terus – bersamaan dengan implementasi bisnis sistem yang baru – memungkinkan mereka dapat memonitor indikator kinerja penting (Key Performance Indicator) dengan lebih baik. Misalnya, masalah efisiensi pada operasional back office di Panamas. Sistem TI itu antara lain mampu mengurangi level overtime, di samping salesman dan staf administrasi dapat menyelesaikan pekerjaan lebih cepat. “Sekarang kami juga dapat melihat kinerja penjualan dan pergerakan inventori secara tepat waktu. Dan, kami dapat meningkatkan servis ke pelanggan. Meskipun penerapan TI ini sudah direncanakan untuk jangka panjang, sebaiknya PT. HM Sampoerna selalu melakukan perubahan-perubahan kecil untuk membantu meraih keberhasilan dari pelaksanaan paket software baru ini. Setelah divisi TI terpisah dari perusahaan, bagian terpenting dari perusahaan yang baru ini harus tetap memperhatikan aktivitas pemeliharaan dari sistem TI PT. HM Sampoerna tanpa menutup kesempatan untuk melayani perusahaan lain. Untuk pelayanan yang disediakan PT. HM Sampoerna, dapat memberi harga apa yang disebut metode transfer prising sehingga perusahaan baru tersebut dapat mengatur keuangannya sendiri.
Sejak 2006 HMS sudah mempunyai HR system, yaitu PeopleSoft HR, sebagai master data semua karyawan. PeopleSoft HR ini mempunyai banyak sekali modul yang sudah diimplementasikan untuk kebutuhan HMS, seperti Medical Claim, Training, Customer Issue Tracking dan Manager Self Service. PeopleSoft HR ini juga terhubung dengan sistem lokal lainnya: penggajian karyawan (payroll), Sampoerna Performance & Development System, Sampoerna Phonebook, dan sistem lain yang membutuhkan data karyawan dari PeopleSoft. Sementara itu, parent company HMS saat ini, PMI (yang berbasis di Swiss), sudah mempunyai Global SAP HR system, yang disebut HR2U. Nah, HR2U ini adalah global HR system untuk PMI dan dipakai di semua afiliasinya yang berjumlah 160 negara. HR2U ini memiliki beberapa modul global yang telah dipakai afiliasinya di ratusan negara, seperti Global Performance Management, Global Reporting dan Global Compensation. HR2U ini merupakan master system. Singkatnya, HR2U merupakan source of all HR information untuk seluruh perusahaan afiliasi di lingkungan PMI. HR2U ini tidak pernah menerima data dari luar sistem ke HR2U, tetapi sebaliknya sistem induk inilah yang memberikan data. Adapun sistem SAP, database-nya sama, bisa pakai apa saja. Namun, sifat aplikasinya cenderung lebih propietery (khusus). Jadi, cenderung membangun dari mereka sendiri, datang dari client server. Dengan begitu, ada sedikit perbedaan dari segi arsitektur. Walaupun, tidak begitu transparan di mata user kebanyakan.
Selain perbedaan fundamental dari sisi teknologi antara PeopleSoft dan SAP, tantangan lain dalam menghubungkan kedua sistem tersebut adalah belum ditemukannya vendor yang pernah melakukan integrasi sistem data HR dengan skala yang sangat besar. Ketika itu, saya mencari beberapa vendor global. Umumnya mereka mengatakan bisa melakukan, tapi mereka mengaku belum pernah mengerjakan hal semacam itu. Sebab, selama ini, HR system memang tidak pernah dibuatkan interface-nya
Penerapan suatu ERP sistem itu adalah suatu proses yang kontinu. Begitu dimulai sudah tidak mungkin lagi dihentikan dan tidak ada titik kesempurnaannya. Yang ada hanyalah proses penyempurnaan yang tak terhenti. Maka penilaian ERP juga mesti dilakukan dengan sungguh-sungguh. Banyak faktor yang perlu dipikirkan pada seleksi ERP. Pada umumnya, ERP yang masuk ke Indonesia sudah teruji kesuksesannya. Namum kesuksesan di negara lain belum tentu bisa menjadi suatu jaminan bagi kita. Masalah sumber daya manusia dan infrastruktur juga menjadi faktor penentu ERP akan berkembang terus sesuai dengan tuntutan konsumen. Yang jelas perkembangan ERP pada masa depan ini akan dititik-beratkan pada beberapa hal, yaitu, lebih mendukung customer service, lebih mendukung vertical industri spesifik (vertical industry), dan juga lebih mendukung proses pengambilan keputusan (decision support). ERP masa depan juga akan lebih fleksibel dalam penerapan, pemakaian dan cara pembiayaan. Begitu juga banyak manfaat bagi PT. HM Sampoerna dalam membangun teknologi informasi seluruh sector dapat dengan mudah mendapatkan informasi apa saja yang mereka perlukan serta Perusahaan mampu langsung dapat merespon dalam Cepat merespon perubahan resep rokok. Setelah ERP diterapkan, seluruh informasi data dapat dengan cepat dikoordinasikan ke semua departemen. Ketika seorang staff memerlukan komputer baru dan manajer sedang tidak ada di kantor dan harus menunggu untuk meminta persetujuan, ini merupakan salah satu hal yang tidak efisien. Setelah TI diterapkan, staf itu dapat langsung memberitahukan lewat jaringan sehingga manajer langsung dapat memberi persetujuan,sehingga dengan adanya teknologi informasi hambatan seperti itu sudah dapat diatasi. PT. HM Sampoerna berencana untuk membangun TI dalam jangka panjang serta mengalokasikan dana sebesar US$ 5 juta setiap tahun. Pembangunannya pun bukan hanya dilakukan oleh tim TI internal dan regional, tapi dibantu oleh banyak vendor, baik dari luar negeri maupun lokal, seperti IBM, Sigma dan Mitrais. “Pengembangan TI itu dimaksudkan supaya proses bisnis lebih efektif, akurat dan cepat,” kata Aryani. “Juga, agar bisa terintegrasi dengan sistem Philip Morris secara worldwide
Dalam pandangan Kristianus Yulianto, pengamat TI dari sebuah perusahaan konsultan TI, bisa memberikan benefit penting bagi HMS, yakni adopsi tool atau teknologi baru dari PM yang sudah teruji keandalannya. Maksudnya, selama ini infrastruktur TI dan teknologi PM sudah sangat terkenal dan menjadi best practice di industri rokok. Dalam praktik di lapangan, teknologi itu akan berpengaruh pada semua level di HMS. Untuk level atas akan berguna dalam analisis dan pengambilan keputusan; dan bagi level menengah berfungsi dalam pengontrolan dan analisis operasional; sedangkan di level bawah bisa menyederhanakan proses. “Ujung-ujungnya, akan meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Selain itu, secara otomatis akan terbangun kultur baru yang lebih positif, dan mendukung kinerja perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

O’Brien JA, Marakas G. 2009. Management Information sistem. Ninth edition. Boston: Mc Graw Hill, Inc.
http://shintafriani.blogspot.com/2008/01/penerapan-teknologi-informasi-di-pt-hm.html
http://swa.co.id/technology/ketika-dua-sistem-besar-harus-digandengkan
http://wenythepooh.wordpress.com/2010/11/01/corporate-information-management-cim/