PENERAPAN SISTEM ERP PADA PT KOKOH INTI AREBAMA

PENERAPAN SISTEM ERP PADA PT KOKOH INTI AREBAMA

PT Kokoh Inti Arebama telah menggunakan system ERP pada  perusahaannya. Solusi sistem teknologi informasi pada perusahaan ini adalahMicrosoft Business Solutions-Axapta. Sebagai vendor besarnya PT KIA bekerjasama dengan Microsoft. Tujuannya adalah untuk meningkatkan pelayanan terbaik bagi konsumen lewat penyajian informasi secara real time.  Microsoft Axapta juga mendukung dalam penyediaan beberapa pilihan fungsi yang menyeluruh pada PT KIA. Termasuk di antaranya: Customer Relationship Management,  Financial Management, dan Human Resource Management.

PENERAPAN SISTEM CRM (Customer Relationship Management) :

Dalam CRM, hubungan yang terkait antara lain adalah tentang hubungan perusahaan dengan pelanggan/customer. Dalam hal ini, CRM berfungsi mengatur segala macam pelayanan penjualan dan proses pemasaran.

1. CRM Operasional

CRM Operasional dikenal sebagai “front office” perusahaan. Aplikasi CRM ini berperan dalam interaksi dengan pelanggan. CRM Operasional mencakup proses otomatisasi yang terintegrasi dari keseluruhan proses bisnis, seperti otomatisasi pemasaran, penjualan, dan pelayanan.

Salah satu penerapan CRM yang termasuk dalam kategori operasional CRM adalah dalam bentuk aplikasi web. Melalui web, suatu perusahaan dapat memberikan pelayanan kepada pelanggan. Dan dalam hal ini PT KIA memeiliki sebuah akses web, kita dapat mengunjungi www.kiaceramics.com  yang berguna bagi para pelanggannya untuk memesan barang. Selain dengan situs web, PT KIA juga melayani via telepon, fax dan email dalam pemesanan barang.

 Beberapa contoh pelayanan lain yang diberikan oleh PT KIA melalui web, diantaranya :

- Menyediakan pencarian produk. Pelanggan sering kali mengalami kesulitan dalam mencari produk yang mereka inginkan, karena itu diperlukan fasilitas search.

- Menyediakan produk atau pelayanan gratis, sesuatu yang dapat menarik pelanggan untuk mengunjungi web adalah tersedianya produk atau pelayanan gratis

- Menyediakan pelayanan atau informasi tentang penggunaan produk

- Menyediakan pemesanan on line

- Menyediakan fasilitas informasi status pemesanan

2. CRM Analitik

CRM Analitik dikenal sebagai “back office” perusahaan. Aplikasi CRM ini berperan dalam memahami kebutuhan pelanggan. CRM Analitik berperan dalam melaksanakan analisis pelanggan dan pasar, seperti analisis trend pasar dan analisis perilaku pelanggan. Data yang digunakan pada CRM Analitik adalah data yang berasal dari CRM Operasional. Dalam hal ini, PT KIA dengan cermat dapat melihat peluang pasar yang ada. Ketika mereka memutuskan untuk menggunakan Microsoft Axapta, mereka melihat adanya jangkauan pasar lebih luas yang bisa mereka dapat. Pada dasarnya, PT KIA menjadi distributor dari keramik, cat, semen keramik dan saniter. Tapi disebutkan bahwa untuk kedepannya, PT KIA akan berusaha memperbanyak jenis produk yang akan mereka distribusikan. Ada kemungkinan tentang adanya produk – produk baru yang akan mereka distribusikan tergantung dengan trend pasar yang ada. Selain itu, mereka juga telah menyusun rencana untuk menggiring KIA ke lantai bursa. Untuk mewujudkan hal tersebut, PT KIA telah merencanakan pembenahan infrastruktur dalam perusahaan. Selain itu, mereka berencana untuk melakukan implementasi aplikasi bergerak seperti lewat PDA atau handheld lainnya dengan menggunakan aplikasi Sales Force Automation; pemanfaatan sistem Business Intelligence oleh manajemen untuk kebutuhan tren analisis dan pengambilan keputusan; penggunaan teknologi RFID di bagian warehouse untuk mempermudah administrasi di sistem; dan integrasi B2B dengan pihak prinsipal dan pelanggan dengan mengoptimalkan penggunaan jaringan Internet untuk pemesanan barang.

PENERAPAN SISTEM HRM (Human Resources Management) :

HRM (Human Resources Management) pada PT KIA sudah cukup baik. Dalam Perusahaan ini pengembangan SDM cukup terampiL. Dibuktikan dengan adanya penerapan system ERP baru dimana para karyawan tidak mengalami kesulitan yang berarti dalam menggunakan system tersebut. Training yang dilakukan hanya 3 bulan, ini dikarenakan system ini user-friendly dan karyawan juga sudah memiliki kemampuan lebih dalam mengoperasikan komputer.

Lancarnya penerapan system baru pada PT KIA tersebut tentu tidak terlepas dari proses perekrutan karyawan yang dilakukan secara cermat dan hati – hati. Dalam perekrutan, PT KIA menetapkan standar yang cukup tinggi. Oleh karena itu, tentunya para karyawan PT KIA adalah orang – orang terpilih yang memiliki keterampilan dan kecakapan yang baik. Dengan kualitas yang baik tersebut, maka tentu saja PT KIA akan memiliki kesempatan lebih besar dalam mewujudkan ambisinya menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia.

Penerapan Financial System :

Dalam hal financial perusahaan ini juga telah menerapkan system ERP, salah satu contohnya adalah dalam sisi laporan keuangan. Sebelumnya untuk membuat tagihan saja diperlukan waktu yang cukup lama. Hal itu disebakan karena adanya proses yang ribet, Proses pekerjaan di cabang (warehouse) memanfaatkan aplikasi tailor-made yang berjalan dalam versi DOS. Dalam proses ini, Bagian Konter Penjualan mengirimkan data purchase order (PO) dan delivery order (DO) ke warehouse melalui e-mail setiap hari. Warehouse juga akan mengirimkan data Surat Jalan ke Akunting Penjualan melalui e-mail setiap hari. Selanjutnya, Akunting Penjualan membuat tagihan. Bagian akunting cabang kemudian mengirimkan back-up transaksi cabang setiap akhir bulan ke kantor pusat untuk dilakukan closing dan konsolidasi bulanan. Singkat kata, prosesnya dulu itu cukup ribet dan membutuhkan waktu yang lama.

Sekarang, dalam proses DO, umur maksimum DO hanya satu hari. Dengan kata lain, untuk setiap DO yang sudah dibuat oleh staf penjualan, pengiriman barangnya harus segera dilakukan dan ditindaklanjuti oleh bagian pengiriman yang ada di warehouse. Setiap pengiriman yang telah dilakukan akan dicatat sebagai penjualan untuk kemudian ditagihkan ke pelanggan. Informasi tagihan ini akan secara otomatis muncul di Bagian Collection dan Keuangan untuk dapat dimonitor kapan jatuh tempo dan pembayarannya.

Secara keseluruhan, melalui implementasi sistem ERP itu diharapkan tercipta suatu sistem kontrol yang baik dari pusat ke cabang. Sebab, segala sesuatunya bisa dimonitor dari pusat secara online dan real time melalui layar komputer. Melalui pola tersentralisasi itu pula kantor pusat bisa memantau jenis barang yang dijual, kondisi stok barang hingga pemberian kredit ke pelanggan. Dari sisi laporan keuangan, juga lebih cepat.

DAFTAR PUSTAKA

http://www.detikinet.com/read/2005/10/27/084535/468563/349/pt-kia-perkokoh-bisnis-pakai-microsoft-axapta

http://m.detik.com/read/2005/10/19/105931/464324/417/microsoft-axapta-diadopsi-kia-keramik

http://lizarezekidosinta.blogspot.com/

http://community.gunadarma.ac.id/user/kiyonk/blogs

http://hariyanto88.blog.binusian.org/2009/06/19/9/

http://irfanriyadi83.blogspot.com/2008/04/customer-relationship-management-crm.html

http://community.gunadarma.ac.id/blog/view/id_954/title_erp-enterprise-resource-planning/