PENERAPAN SISTEM ERP PADA PT KOKOH INTI AREBAMA

PENERAPAN SISTEM ERP PADA PT KOKOH INTI AREBAMA

PT Kokoh Inti Arebama telah menggunakan system ERP pada  perusahaannya. Solusi sistem teknologi informasi pada perusahaan ini adalahMicrosoft Business Solutions-Axapta. Sebagai vendor besarnya PT KIA bekerjasama dengan Microsoft. Tujuannya adalah untuk meningkatkan pelayanan terbaik bagi konsumen lewat penyajian informasi secara real time.  Microsoft Axapta juga mendukung dalam penyediaan beberapa pilihan fungsi yang menyeluruh pada PT KIA. Termasuk di antaranya: Customer Relationship Management,  Financial Management, dan Human Resource Management.

PENERAPAN SISTEM CRM (Customer Relationship Management) :

Dalam CRM, hubungan yang terkait antara lain adalah tentang hubungan perusahaan dengan pelanggan/customer. Dalam hal ini, CRM berfungsi mengatur segala macam pelayanan penjualan dan proses pemasaran.

1. CRM Operasional

CRM Operasional dikenal sebagai “front office” perusahaan. Aplikasi CRM ini berperan dalam interaksi dengan pelanggan. CRM Operasional mencakup proses otomatisasi yang terintegrasi dari keseluruhan proses bisnis, seperti otomatisasi pemasaran, penjualan, dan pelayanan.

Salah satu penerapan CRM yang termasuk dalam kategori operasional CRM adalah dalam bentuk aplikasi web. Melalui web, suatu perusahaan dapat memberikan pelayanan kepada pelanggan. Dan dalam hal ini PT KIA memeiliki sebuah akses web, kita dapat mengunjungi www.kiaceramics.com  yang berguna bagi para pelanggannya untuk memesan barang. Selain dengan situs web, PT KIA juga melayani via telepon, fax dan email dalam pemesanan barang.

 Beberapa contoh pelayanan lain yang diberikan oleh PT KIA melalui web, diantaranya :

- Menyediakan pencarian produk. Pelanggan sering kali mengalami kesulitan dalam mencari produk yang mereka inginkan, karena itu diperlukan fasilitas search.

- Menyediakan produk atau pelayanan gratis, sesuatu yang dapat menarik pelanggan untuk mengunjungi web adalah tersedianya produk atau pelayanan gratis

- Menyediakan pelayanan atau informasi tentang penggunaan produk

- Menyediakan pemesanan on line

- Menyediakan fasilitas informasi status pemesanan

2. CRM Analitik

CRM Analitik dikenal sebagai “back office” perusahaan. Aplikasi CRM ini berperan dalam memahami kebutuhan pelanggan. CRM Analitik berperan dalam melaksanakan analisis pelanggan dan pasar, seperti analisis trend pasar dan analisis perilaku pelanggan. Data yang digunakan pada CRM Analitik adalah data yang berasal dari CRM Operasional. Dalam hal ini, PT KIA dengan cermat dapat melihat peluang pasar yang ada. Ketika mereka memutuskan untuk menggunakan Microsoft Axapta, mereka melihat adanya jangkauan pasar lebih luas yang bisa mereka dapat. Pada dasarnya, PT KIA menjadi distributor dari keramik, cat, semen keramik dan saniter. Tapi disebutkan bahwa untuk kedepannya, PT KIA akan berusaha memperbanyak jenis produk yang akan mereka distribusikan. Ada kemungkinan tentang adanya produk – produk baru yang akan mereka distribusikan tergantung dengan trend pasar yang ada. Selain itu, mereka juga telah menyusun rencana untuk menggiring KIA ke lantai bursa. Untuk mewujudkan hal tersebut, PT KIA telah merencanakan pembenahan infrastruktur dalam perusahaan. Selain itu, mereka berencana untuk melakukan implementasi aplikasi bergerak seperti lewat PDA atau handheld lainnya dengan menggunakan aplikasi Sales Force Automation; pemanfaatan sistem Business Intelligence oleh manajemen untuk kebutuhan tren analisis dan pengambilan keputusan; penggunaan teknologi RFID di bagian warehouse untuk mempermudah administrasi di sistem; dan integrasi B2B dengan pihak prinsipal dan pelanggan dengan mengoptimalkan penggunaan jaringan Internet untuk pemesanan barang.

PENERAPAN SISTEM HRM (Human Resources Management) :

HRM (Human Resources Management) pada PT KIA sudah cukup baik. Dalam Perusahaan ini pengembangan SDM cukup terampiL. Dibuktikan dengan adanya penerapan system ERP baru dimana para karyawan tidak mengalami kesulitan yang berarti dalam menggunakan system tersebut. Training yang dilakukan hanya 3 bulan, ini dikarenakan system ini user-friendly dan karyawan juga sudah memiliki kemampuan lebih dalam mengoperasikan komputer.

Lancarnya penerapan system baru pada PT KIA tersebut tentu tidak terlepas dari proses perekrutan karyawan yang dilakukan secara cermat dan hati – hati. Dalam perekrutan, PT KIA menetapkan standar yang cukup tinggi. Oleh karena itu, tentunya para karyawan PT KIA adalah orang – orang terpilih yang memiliki keterampilan dan kecakapan yang baik. Dengan kualitas yang baik tersebut, maka tentu saja PT KIA akan memiliki kesempatan lebih besar dalam mewujudkan ambisinya menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia.

Penerapan Financial System :

Dalam hal financial perusahaan ini juga telah menerapkan system ERP, salah satu contohnya adalah dalam sisi laporan keuangan. Sebelumnya untuk membuat tagihan saja diperlukan waktu yang cukup lama. Hal itu disebakan karena adanya proses yang ribet, Proses pekerjaan di cabang (warehouse) memanfaatkan aplikasi tailor-made yang berjalan dalam versi DOS. Dalam proses ini, Bagian Konter Penjualan mengirimkan data purchase order (PO) dan delivery order (DO) ke warehouse melalui e-mail setiap hari. Warehouse juga akan mengirimkan data Surat Jalan ke Akunting Penjualan melalui e-mail setiap hari. Selanjutnya, Akunting Penjualan membuat tagihan. Bagian akunting cabang kemudian mengirimkan back-up transaksi cabang setiap akhir bulan ke kantor pusat untuk dilakukan closing dan konsolidasi bulanan. Singkat kata, prosesnya dulu itu cukup ribet dan membutuhkan waktu yang lama.

Sekarang, dalam proses DO, umur maksimum DO hanya satu hari. Dengan kata lain, untuk setiap DO yang sudah dibuat oleh staf penjualan, pengiriman barangnya harus segera dilakukan dan ditindaklanjuti oleh bagian pengiriman yang ada di warehouse. Setiap pengiriman yang telah dilakukan akan dicatat sebagai penjualan untuk kemudian ditagihkan ke pelanggan. Informasi tagihan ini akan secara otomatis muncul di Bagian Collection dan Keuangan untuk dapat dimonitor kapan jatuh tempo dan pembayarannya.

Secara keseluruhan, melalui implementasi sistem ERP itu diharapkan tercipta suatu sistem kontrol yang baik dari pusat ke cabang. Sebab, segala sesuatunya bisa dimonitor dari pusat secara online dan real time melalui layar komputer. Melalui pola tersentralisasi itu pula kantor pusat bisa memantau jenis barang yang dijual, kondisi stok barang hingga pemberian kredit ke pelanggan. Dari sisi laporan keuangan, juga lebih cepat.

DAFTAR PUSTAKA

http://www.detikinet.com/read/2005/10/27/084535/468563/349/pt-kia-perkokoh-bisnis-pakai-microsoft-axapta

http://m.detik.com/read/2005/10/19/105931/464324/417/microsoft-axapta-diadopsi-kia-keramik

http://lizarezekidosinta.blogspot.com/

http://community.gunadarma.ac.id/user/kiyonk/blogs

http://hariyanto88.blog.binusian.org/2009/06/19/9/

http://irfanriyadi83.blogspot.com/2008/04/customer-relationship-management-crm.html

http://community.gunadarma.ac.id/blog/view/id_954/title_erp-enterprise-resource-planning/

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PT HM SAMPOERNA Tbk.

1. PENDAHULUAN

SIM adalah serangkaian subsistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi yang secara rasional mampu menstransformasikan data sehingga menjadi informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama.
ERP merupakan tulang punggung teknologi dari e-business, sebuah kerangka kerja transaksi keseluruhan perusahaan dengan berbagai hubungan ke pemprosesan pesanan, penjualan, manajemen dan pengendalian persediaan, perencanaan produksi dan distribusi serta keuangan. Semua jenis bisnis kini mengimplementasikan system enterprise resource planning (ERP). Perusahaan besar diseluruh dunia mulai memasang system ERP pada tahun 1990 sebagai kerangka kerja konseptual dan katalis untuk merekayasa ulang proses bisnis mereka. ERP juga berfungsi sebagai mesin software penting yang dibutuhkan untuk mengintegrasikan dan menyelesaikan proses lintas fungsi yang dihasilkannya. Kini, ERP dianggap penting sebagai bahan penting yang dibutuhkan perusahaan untuk bisa mendapatkan efisiensi, kelincahan, dan responsivitas yang dibutuhkan dalam mencapai keberhasilan di lingkungan bisnis yang dinamis saat ini.
Untuk dapat mengetahui penerapan ERP disebuah perusahaan, maka  kita akan melihat ERP pada perusahaan rokok Indonesia.. PT. HM Sampoerna adalah salah satu dari perusahaan rokok terbesar di Indonesia selain Gudang Garam dan Djarum. Dalam perkembangannya, operasional harian menjadi sangat rumit. Salah satu departemen yang mengalaminya adalah departemen logistik yang pekerjaan hariannya menyatukan data-data persediaan bahan baku, distribusi bahan baku, data produksi. Data-data tersebut terkumpul pada akhir jam kerja, sehingga menyulitkan. Ini dilakukan dengan manual, sehingga bisa dibayangkan sulitnya jika data-data tersebut terdiri dari ribuan data dan memerlukan proses yang lama. Masalah tersebut mendorong PT. HM Sampoerna untuk membangun Teknologi Informasi, yang dimulai pada tahun 1992.

1. II.    TINJAUAN PUSTAKA

2.1       Pengertian ERP
Secara umum ERP (Enterprise Resource Planning) diartikan sebagai: (1) Sebuah sistem informasi yang mengkoordinasikan seluruh sumber daya, informasi dan aktifitas perusahaan. (2) Lebih jauh, Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. (3) ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan. (4) Sistem ERP adalah sistem yang terintegrasi. Dimana Integrasi yang dimaksud adalah menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi.
Sistem ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular. Database yang ada dapat mengijinkan setiap departemen dalam perusahaan untuk menyimpan dan mengambil informasi secara real-time. Informasi tersebut harus dapat dipercaya, dapat diakses dan mudah disebarluaskan. Rancangan perangkat lunak modular harus berarti bahwa sebuah bisnis dapat memilih modul-modul yang diperlukan, dikombinasikan dan disesuaikan dari vendor yang berbeda, dan dapat menambahkan modul baru untuk meningkatkan unjuk kerja bisnis. Pada tulisan kali ini, sistem ERP yang dibahas adalah sistem proses bisnis pada perusahaan manufaktur.

2.2       Tujuan ERP
Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan. ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan yang digunakan untuk :

1. Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis. Baik proses bisnis perusahaan manufaktur atau jasa.
2. Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise.
3. Menghasilkan informasi yang real-time.
4. Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.

2.3       Sistem ERP
Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan. Sumber daya tersebut meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Konsep dari sistem ERP dapat diilustrasikan sebagai berikut :

Paket sistem ERP biasanya terdiri atas sekumpulan modul-modul yang dapat mendukung berbagai fungsi dan proses pada perusahaan. Alur proses bisnis yang terjadi dalam perusahaan komersial, baik yang menghasilkan produk barang jasa secara umum merupakan satu siklus kontinu mulai dari permintaan konsumen, pembuatan produk, penyerahan produk, penagihan, pembayaran dan layanan purnajual. ERP memiliki beberapa modularitas, diantaranya adalah digambarkan melalui diagram alir seperti pada Gambar dibawah ini :

1. III.     PEMBAHASAN

PT. HM Sampoerna adalah salah satu dari perusahaan rokok terbesar di Indonesia selain Gudang Garam dan Djarum. Dalam perkembangannya, operasional harian menjadi sangat rumit. Salah satu departemen yang mengalaminya adalah departemen logistik yang pekerjaan hariannya menyatukan data-data persediaan bahan baku, distribusi bahan baku, data produksi. Data-data tersebut terkumpul pada akhir jam kerja, sehingga menyulitkan. Ini dilakukan dengan manual, sehingga bisa dibayangkan sulitnya jika data-data tersebut terdiri dari ribuan data dan memerlukan proses yang lama. Masalah tersebut mendorong PT. HM Sampoerna untuk membangun Teknologi Informasi, yang dimulai pada tahun 1992.
Pembangunan fondasi sistem TI di HMS dimulai tahun 1992, sedangkan peralihan dari pola local area network (LAN) ke wide area network (WAN) dilakukan pada 1995. Setelah itu, aplikasi bisnis korporat menjadi fokus perhatian berikutnya. Setelah melalui proses screening, manajemen memutuskan untuk menggunakan aplikasi ERP dari Oracle (yang masih dipakai hingga sekarang). “Sampoerna memang memakai Oracle, sedangkan Philip Morris di seluruh dunia memakai SAP. Ke depan, tentunya mesti sama. Saat ini, untuk mengintegrasikan sistemnya. Menurut Sugiharto Hartono, Direktur Penjualan, Perencanaan, Sistem & Pengembangan PT Panamas, penggunaan ERP dari Oracle itu mencakup hampir semua proses bisnis penting, mulai dari akuntansi dan keuangan, manufaktur, hingga pengadaan barang dan manajemen barang jadi. ERP Oracle juga digunakan di anak usaha HMS, yakni PT Panamas (perusahaan penjualan dan distribusi HMS) dan PT Handal Logistik Nusantara (perusahaan logistik dan pergudangan). “Unit-unit bisnis dalam naungan Sampoerna juga menggunakan aplikasi yang dikembangkan sendiri untuk melengkapi solusi ERP. Bukti sudah modernnya sistem TI di HMS juga terlihat pada sistem rantai pasokan (supply chain management).

Puluhan ribu petani tembakau HMS semuanya sudah dikelola dengan bantuan TI, yakni sistem berbasis bar code. Di bar code itu tercatat nama petani, luas petaknya, jenis tembakau dan varietasnya, dan sebagainya. Jadi, ketika panen, tembakau (yang dibungkus) sudah bisa dikirim dengan bar code. Dengan begitu, di tempat penampungan – yakni di Lombok dan Madura – hasil panen tadi sudah bisa langsung dipindai (scan), sehingga tidak perlu ada petugas yang mencatat lagi. Sistem barcoding telah diterapkan pula dalam kegiatan pembelian material dan proses di gudang. sistem barcoding digunakan karena grade daun tembakau yang dihasilkan para petani berbeda-beda. Saat ini, HMS mengonsumsi 60-70 ribu ton tembakau kering per tahun. Sayangnya, Angky mengaku tidak ingat luas lahan total yang dipakai oleh para petani tembakau yang memasok panennya buat HMS. Sebagai gambaran, per hektare kebun tembakau bisa berproduksi 15-20 ton. Sesuai dengan prosesnya, daun tembakau yang dipanen akan disimpan di gudang selama 18-24 bulan supaya mengalami proses fermentasi alami.
Teknologi canggih sudah digunakan HMS di pabrik-pabriknya. Mulai dari kegiatan operasional pabrik, mesin blending hingga pengujian rokok, sudah menggunakan sistem robotika. Dengan begitu, proses analisisnya tidak lagi menggunakan rasa, melainkan memakai data, sehingga kualitas produknya bisa sama. “Kalau pakai rasa dan penciuman manusia, kualitasnya tidak akan sama. Selain itu, jumlahnya banyak. Bayangkan saja, untuk satu adukan jumlahnya mencapai 15 ton. Tidak mungkin (dikerjakan) oleh manusia, jadi, di Sampoerna itu, dari hulu ke hilir sudah serba elektronik. Dengan bekal sistem yang cukup canggih, menurut Sugiharto, ketika PM masuk sebenarnya tidak terjadi “revolusi” pada aspek TI di HMS. Ia lebih senang menyebut perubahan yang dibawa PM sebagai pengembangan dan penambahan saja. “Tujuan utama kami adalah mendapatkan kekuatan sinergi antara Sampoerna dan Philip Morris. Kami mempertahankan apa yang sudah berjalan dengan baik, dan mengambil keuntungan dari apa yang sudah dimiliki oleh Philip Morris untuk meningkatkan keadaan.
Setelah masuknya PM memang ada beberapa perubahan di bidang TI. Antara lain, pengembangan jaringan infrastruktur dengan menambah koneksi ke kantor cabang penjualan dan pergudangan yang belum terhubung, yang jumlahnya sekitar 30 kantor. Perubahan lain adalah penerapan metodologi proyek untuk semua proyek TI di HMS. Ia mengakui, pendekatan metodologi proyek ini merupakan kekuatan PM. Ada lagi, proses standardisasi dengan solusi aplikasi yang dimiliki oleh Philip Morris juga sedang berlangsung. Kami melihat bahwa proses ini akan terus berlangsung dalam dua-tiga tahun ke depan.
Strategi TI HMS lebih pada mengonsolidasikan sistem aplikasi yang ada, dan memberi respons pada permintaan bisnis yang baru. Misalnya, melakukan stardardisasi proses bisnis dengan mengimplementasi solusi ERP yang sama yang digunakan oleh HMS kepada semua unit bisnis.
Proses konsolidasi dan integrasi aplikasi yang berlangsung terus – bersamaan dengan implementasi bisnis sistem yang baru – memungkinkan mereka dapat memonitor indikator kinerja penting (Key Performance Indicator) dengan lebih baik. Misalnya, masalah efisiensi pada operasional back office di Panamas. Sistem TI itu antara lain mampu mengurangi level overtime, di samping salesman dan staf administrasi dapat menyelesaikan pekerjaan lebih cepat. “Sekarang kami juga dapat melihat kinerja penjualan dan pergerakan inventori secara tepat waktu. Dan, kami dapat meningkatkan servis ke pelanggan. Meskipun penerapan TI ini sudah direncanakan untuk jangka panjang, sebaiknya PT. HM Sampoerna selalu melakukan perubahan-perubahan kecil untuk membantu meraih keberhasilan dari pelaksanaan paket software baru ini. Setelah divisi TI terpisah dari perusahaan, bagian terpenting dari perusahaan yang baru ini harus tetap memperhatikan aktivitas pemeliharaan dari sistem TI PT. HM Sampoerna tanpa menutup kesempatan untuk melayani perusahaan lain. Untuk pelayanan yang disediakan PT. HM Sampoerna, dapat memberi harga apa yang disebut metode transfer prising sehingga perusahaan baru tersebut dapat mengatur keuangannya sendiri.
Sejak 2006 HMS sudah mempunyai HR system, yaitu PeopleSoft HR, sebagai master data semua karyawan. PeopleSoft HR ini mempunyai banyak sekali modul yang sudah diimplementasikan untuk kebutuhan HMS, seperti Medical Claim, Training, Customer Issue Tracking dan Manager Self Service. PeopleSoft HR ini juga terhubung dengan sistem lokal lainnya: penggajian karyawan (payroll), Sampoerna Performance & Development System, Sampoerna Phonebook, dan sistem lain yang membutuhkan data karyawan dari PeopleSoft. Sementara itu, parent company HMS saat ini, PMI (yang berbasis di Swiss), sudah mempunyai Global SAP HR system, yang disebut HR2U. Nah, HR2U ini adalah global HR system untuk PMI dan dipakai di semua afiliasinya yang berjumlah 160 negara. HR2U ini memiliki beberapa modul global yang telah dipakai afiliasinya di ratusan negara, seperti Global Performance Management, Global Reporting dan Global Compensation. HR2U ini merupakan master system. Singkatnya, HR2U merupakan source of all HR information untuk seluruh perusahaan afiliasi di lingkungan PMI. HR2U ini tidak pernah menerima data dari luar sistem ke HR2U, tetapi sebaliknya sistem induk inilah yang memberikan data. Adapun sistem SAP, database-nya sama, bisa pakai apa saja. Namun, sifat aplikasinya cenderung lebih propietery (khusus). Jadi, cenderung membangun dari mereka sendiri, datang dari client server. Dengan begitu, ada sedikit perbedaan dari segi arsitektur. Walaupun, tidak begitu transparan di mata user kebanyakan.
Selain perbedaan fundamental dari sisi teknologi antara PeopleSoft dan SAP, tantangan lain dalam menghubungkan kedua sistem tersebut adalah belum ditemukannya vendor yang pernah melakukan integrasi sistem data HR dengan skala yang sangat besar. Ketika itu, saya mencari beberapa vendor global. Umumnya mereka mengatakan bisa melakukan, tapi mereka mengaku belum pernah mengerjakan hal semacam itu. Sebab, selama ini, HR system memang tidak pernah dibuatkan interface-nya
Penerapan suatu ERP sistem itu adalah suatu proses yang kontinu. Begitu dimulai sudah tidak mungkin lagi dihentikan dan tidak ada titik kesempurnaannya. Yang ada hanyalah proses penyempurnaan yang tak terhenti. Maka penilaian ERP juga mesti dilakukan dengan sungguh-sungguh. Banyak faktor yang perlu dipikirkan pada seleksi ERP. Pada umumnya, ERP yang masuk ke Indonesia sudah teruji kesuksesannya. Namum kesuksesan di negara lain belum tentu bisa menjadi suatu jaminan bagi kita. Masalah sumber daya manusia dan infrastruktur juga menjadi faktor penentu ERP akan berkembang terus sesuai dengan tuntutan konsumen. Yang jelas perkembangan ERP pada masa depan ini akan dititik-beratkan pada beberapa hal, yaitu, lebih mendukung customer service, lebih mendukung vertical industri spesifik (vertical industry), dan juga lebih mendukung proses pengambilan keputusan (decision support). ERP masa depan juga akan lebih fleksibel dalam penerapan, pemakaian dan cara pembiayaan. Begitu juga banyak manfaat bagi PT. HM Sampoerna dalam membangun teknologi informasi seluruh sector dapat dengan mudah mendapatkan informasi apa saja yang mereka perlukan serta Perusahaan mampu langsung dapat merespon dalam Cepat merespon perubahan resep rokok. Setelah ERP diterapkan, seluruh informasi data dapat dengan cepat dikoordinasikan ke semua departemen. Ketika seorang staff memerlukan komputer baru dan manajer sedang tidak ada di kantor dan harus menunggu untuk meminta persetujuan, ini merupakan salah satu hal yang tidak efisien. Setelah TI diterapkan, staf itu dapat langsung memberitahukan lewat jaringan sehingga manajer langsung dapat memberi persetujuan,sehingga dengan adanya teknologi informasi hambatan seperti itu sudah dapat diatasi. PT. HM Sampoerna berencana untuk membangun TI dalam jangka panjang serta mengalokasikan dana sebesar US$ 5 juta setiap tahun. Pembangunannya pun bukan hanya dilakukan oleh tim TI internal dan regional, tapi dibantu oleh banyak vendor, baik dari luar negeri maupun lokal, seperti IBM, Sigma dan Mitrais. “Pengembangan TI itu dimaksudkan supaya proses bisnis lebih efektif, akurat dan cepat,” kata Aryani. “Juga, agar bisa terintegrasi dengan sistem Philip Morris secara worldwide
Dalam pandangan Kristianus Yulianto, pengamat TI dari sebuah perusahaan konsultan TI, bisa memberikan benefit penting bagi HMS, yakni adopsi tool atau teknologi baru dari PM yang sudah teruji keandalannya. Maksudnya, selama ini infrastruktur TI dan teknologi PM sudah sangat terkenal dan menjadi best practice di industri rokok. Dalam praktik di lapangan, teknologi itu akan berpengaruh pada semua level di HMS. Untuk level atas akan berguna dalam analisis dan pengambilan keputusan; dan bagi level menengah berfungsi dalam pengontrolan dan analisis operasional; sedangkan di level bawah bisa menyederhanakan proses. “Ujung-ujungnya, akan meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Selain itu, secara otomatis akan terbangun kultur baru yang lebih positif, dan mendukung kinerja perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

O’Brien JA, Marakas G. 2009. Management Information sistem. Ninth edition. Boston: Mc Graw Hill, Inc.
http://shintafriani.blogspot.com/2008/01/penerapan-teknologi-informasi-di-pt-hm.html
http://swa.co.id/technology/ketika-dua-sistem-besar-harus-digandengkan
http://wenythepooh.wordpress.com/2010/11/01/corporate-information-management-cim/

Sistem Informasi Manajemen PT. Pertamina Tbk

 

A.     TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI  PT. PERTAMINA

1. Kebijakan umum

a. Teknologi informasi yang dibangun harus memiliki nilai yang sangat strategis dalam mendukung terciptanya produk atau jasa Perusahaan yang unggul dan kompetitif.

b. Investasi teknologi informasi harus mempertimbangkan aspek keuntungan berupa pengurangan biaya dan kemudahan memperoleh informasi.

c. Direksi menetapkan fungsi teknologi informasi yang :

1)  bertanggung jawab untuk mewujudkan rancangan menjadi konstruksi yang detil

2) bertindak sebagai konsultan dengan melakukan komunikasi secara rutin dengan pihak pengguna (users)

3)  memfasilitasi berlangsungnya pelatihan teknologi informasi

4) dibebaskan dari kegiatan pengadaan barang dan jasa yang berhubungan dengan kegiatan teknologi informasi.

d. Fungsi teknologi informasi menerapkan mekanisme penjaminan mutu (Quality Assurance) untuk memastikan bahwa perangkat-perangkat dan sistem yang digunakan dalam teknologi informasi telah berada pada kualitas dan tingkat layanan yang diharapkan.

e. Fungsi pemakai (user) menerapkan penjaminan mutu (Quality Assurance) untuk memastikan bahwa data/informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi telah berada pada kualitas, kuantitas dan waktu yang diharapkan.

f. Untuk memperoleh pemanfaatan yang aman dan optimal, fungsi teknologi informasi harus menerapkan kendali-kendali terkait dengan aktivitas TI.

2. Tahapan

Perusahaan harus memaksimalkan penggunanan teknologi informasi melalui tahapan-tahapan yang sekurang-kurangnya meliputi :

a. Tahap Pra-Implementasi, yang mencakup:

1) Pencanangan visi dan misi di bidang teknologi informasi

2) Penyusunan rencana strategis di bidang teknologi informasi yang sejalan (align) dengan strategi bisnis Perusahaan.

3) Penyusunan rancangan dan desain teknis

4) Penjabaran rancangan dan desain teknis teknologi informasi ke dalam konstruksi sistem secara fisik dan fungsional.

b. Tahap Implementasi, yang meliputi:

1) Perencanaan yang matang

2) Pelatihan dan pengembangan SDM

3) Pembakuan/standardisasi mutu layanan

4) Evaluasi dan pengendalian sistem

5) Penerapan sistem penanganan darurat (disaster recovery planning atau contingency planing).

c. Tahap Pengembangan

Pengembangan teknologi informasi harus dilaksanakan dalam koridor penerapan teknologi informasi yang terintegrasi dan handal melalui:

1)      Penyusunan master plan pembangunan dan pengembangan teknologi informasi.

2)      Penerapan Executive Information System dan/atau Decision Support System

B.      SISTEM – SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PT. PERTAMINA

Pada PertaminaTeknologi informasi sangat luas cakupannya, dari mulai yang menggunakan media audio, mediavisual sampai media pandang dengar/audio visual, ke depan pertamina harus memiliki Management Information System (MIS) yang canggih untuk percepatan arus data dan informasi sehingga perusahaan memiliki bahan yang cukup untuk kegiatan operasional dan pengambilan keputusan. System informasi (TI) juga harus dapat memperbaiki proses bisnis pertamina untuk menuju proses bisnis yang lebih kompetitif. Terutama pada Sistem Informasi Manajemen yang harus dibahas. Peran TI tak diragukan, dari mulai bagaimana menunjang pekerjaan engineer dihulu sampai bagaimana menunjang supply chain management dikilang atau SPBU-SPBU, juga pengadaan barang dan jasa (procurement) mau tidak mau harus bersentuhan dengan teknologi.Menyikapi era globalisasi, pelaksanaan barang/jasa dapat menggunalan sarana elektronik, baik internet, electronic data interchange, maupun e-mail.

1SISTEM INFORMASI MANAJEMEN AKUNTANSI PT.PERTAMINA

Sistem akuntansi PT. PERTAMINA menggunakan sebuah sistem informasi berbasis ERP ( Enterprise Resource Planning ) dari SAP R/3 ke generasi mySAP sistem yang dapat menjadi sebuah alat perubahan dari sistem manual dalam hal pencatatan ke sistem komputerasi yang terintegrasi dan real time. Penerapan software mySAP agar dapat memberikan data analitis untuk mendukung proses pengambilan keputusan jajaran manajemen di PT. PERTAMINA ( PERSERO ) pada umunya dan PT. PERTAMINA (PERSERO ) UPMS VI BANJARMASIN pada khusunya .

Modul atau fasilitas yang disediakan mySAP 2005 antara lain untuk transaksi bisnis, intelijen bisnis, dan manajemen perusahaan strategis untuk pengambilan keputusan. Software ini hanya sekedar alat dari sebuah sistem informasi akuntansi , yang membantu perusahaan dalam menjalankan bisnisnya.Untuk menunjang pencapaian tujuan perusahaan terhadap sistem informasi akuntansi yang dikembangkan, maka dalam pelaksanaannya manajemen harus memperhatikan beberapa faktor yang berpengaruh terhadap kinerja sistem informasi akuntansi. Keterlibatan pemakai dalam pengembangan sistem, sebab suatu sistem akan tidak efektif dalam membantu perkerjaan apabila ketika penentuannya tidak melibatkan pemakai sistem informasi akuntansi.

Kemampuan teknik personal sistem informasi, arti suatu sistem informasi akuntansi akan lebih bermanfaat dalam membantu aktivitas apabila setiap personel yang menggunakan sistem informasi akuntansi tersebut memilikikemampuan teknik untuk mengoperasionalkan sistem informasi akuntansi tersebut. Dukungan manajemen puncak juga memiliki pengaruh dalam penggunaan suatu sistem informasi akuntansi karena sistem yang dipilih oleh manajemen puncak pasti bertujuan untuk memajukan perusahaan.

2SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN PT. PERTAMINA

Pertamina memanfaatkan e-Procurement terdapat salah satu proses yang disebut e-Auction. Pertamina mendahulukan bagian ini. Aplikasi e-Auction pertamina serta teknologi dikembangkan oleh Divisi Sistem Bisnis dan Teknologi Informasi (SBTI). Sedangkan sisi pelaksanaan dilakukan fungsi LayananUmum dan Fungsi Pengadaan di Dekrorat/Unit lain yang berada di luar cakupan LayananUmum, yang kemudian diikuti berbagai fungsi dan unit sebagai user-nya. Secara gampangnya pengertian e-Auction adalah negosiasi melalui system secara electronic dengan mencari harga terendah dalam rangka pengadaan barang/jasa.Pelaksanaan e-Auction dilakukan disebuah bidding room.

Di ruangan inilah negosiasi melalui system e-Auction dilakukan. Ruangan ini dilengkapi perangkat komputer yang saling terhubung membentuk Local Area Network (LAN). Setiap peserta penyedia barang/jasa (bidder) yang mengikuti e-Auction harus terlebih dahulu lulus evaluasi administrasi dan teknis, serta telah menjalani pelatihan untuk menggunakan aplikasi Auction Pertamina dilakukan pada pengadaan barang/jasa secara manual. Hal terpenting lain yang berbeda adalah kalau dalam proses manual menetapkan pemenang langsung pada penawar harga terendah urutan pertama. Sedangkan dalam e-Auction penawar harga terbaik/terendah dari urutan satu sampai lima.Sampai diperoleh penawar dengan harga yang lebih rendah dibandingkan harga terendahsebelum e-Auction. Cepat, efisien, fair, dan bebas KKN. Bahkan bisa diperoleh selisih antara penawaran terendah (proses pra e-Auction) dengan harga yang diperoleh penghematan dalam pengadaan barang/jasa sebesar Rp 72,4 miliar.

3SISTEM INFORMASI SPBU PT.PERTAMINA

Sistem Informasi SPBU suatu sistem software yang akan membantu proses operasional denganmenerapkan tertib administrasi pada Pompa SPBU yang ketat Pencatatan dari data customer,stok minyak, deposit di pertamina, Kupon Customer dan lain lain. Produk ini custom dan cocok untuk pengelola SPBU . Dilengkapi dengan sistem pelaporan yang sistematis dan akurat. SistemInformasi SPBU ini dibuat dengan sistem multi user yang memungkinkan pengaksesan sistem informasi oleh beberapa user yang berbeda dalam suatu waktu. Sistem ini dirancang dengan sistem keamanan yang handal yang mana setiap level user diset dalam ruang lingkup pekerjaanyang berbeda berdasar urutan otorisasi.

               

Feature Program:Modul Master : Menu Tanki SPBU, Menu master, Pompa Master Produk/ Minyak, Master Supplier, Master Petugas SPBU, Master Customer.Modul Transaksi: Transaksi Order Pembelian Ke Pertamina, Masuk Produk/Minyak, DepositCustomer Ke SPBU, Penjualan Kupon, Penjualan Tunai, Input kas harian, Koreksi Stok,Modul Laporan : Menu Laporan Stock, Laporan Data Customer, Pembelian Ke Supplier,Pembelian Detail, Laporan Detail Pembelian, Laporan Pembelian Per Supplier, Pembelian Per Produk, Laporan Nota Penjualan Harian, Laporan, Resume Penjualan Harian, Laporan NotaPenjualan, Laporan Detail Penjualan, Laporan Penjualan Per Tanki, Laporan Penjualan Per Produk, Laporan Penjualan Per Customer, Laporan Penjualan Per Perpetugas, Laporan Stok Per Produk, Laporan Kartu Stok, Laporan Detail Stok, Laporan Laba Penjualan, Laporan ResumeHarian, Laporan Kas HarianAgenda Transformasi PertaminaPerubahan Paradigma Manajemen dan Sumberdaya Manusia. Transformasi Kegiatan Usaha diSektor Hulu sebagai Penghasil Pendapatan Utama Perusahaan. Transformasi Kegiatan Usaha diSektor Hilir sebagai Ujung Tombak Perusahaan dalam Interaksi dengan Konsumen.Transformasi Restrukturisasi Korporat: Keuangan, SDM, Hukum, IT, dan Administrasi Umum,termasuk Penanganan Asset.Hasil yang diinginkan dari transformasi pertamina adalah:Pertamina ke depan sebagai perusahaan panutan (role model) di Indonesia

4SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PEMASARAN PT. PERTAMINA

Pemasaran merupakan sebuah proses dalam memuaskan kebutuhan dan keinginan manusia. Jadi,segala kegiatan dalam hubungannya dalam pemuasan kebutuhan dan keinginan manusiamerupakan bagian dari konsep pemasaran.Pemasaran BBM Retail merupakan salah satu fungsi di Direktorat Pemasaran dan Niaga yangmenangani pemasaran BBM retail untuk sektor transportasi dan rumah tangga. Pertaminamelakukan pemasaran BBM Retail melalui lembaga penyalur Retail BBM/BBK yang saat initersebar diseluruh Indonesia, seperti SPBU (Statiun Pengisian BBM Untuk Umum), AgenMinyak Tanah (AMT), Agen Premium & Minyak Solar (APMS),serta Premium Solar PackedDealer(PSPD).

Saat ini Pertamina sedang berbenah untuk melakukan transformasi di segala bidang, termasuk difungsi Retail Outlet SPBU. Upaya yang dilakukan dalam perubahan tersebut adalah pemberian standarisasi pelayanan SPBU Pertamina. Pertamina berkomitmen memberikan pelayanan terbaik dengan istilah Pertamina Way. Penjabaran Pertamina Way adalah staf, kualitas, dan kuantitas, peralatan, dan fasilitas, format fisik, dan produk dan pelayanan.Pertamina Way merupakan standar baru yang diterapkan untuk seluruh Stasiun Pengisian BahanBakar Minyak Umum (SPBU Pertamina) di seluruh Indonesia kepada konsumen baik dari segi pelayanan, jaminan kualitas dan kuantitas termasuk kenyamanan di lingkungan SPBU. SPBUyang telah sukses menerapkan Pertamina Way berhak mendapatkan Sertifikasi Pasti Pas, setelah dinyatakan lolos oleh auditor independen bertaraf internasional.

  SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SDM PT. PERTAMINA

Berkomitmen, berdedikasi dan berorientasi bisnis. Untuk mencapai hal tersebut di atas,Perusahaan telah menetapkan strategi korporat berikut untuk pengembangan SDM:

 Mengimplementasikan pengembangan pekerja yang terorganisasi dan konsisten sehingga para pekerja memiliki kompetensi, ketrampilan, dedikasi, kinerja dan produktivitas yang tinggi.

 Memberikan penghargaan dalam bentuk kesejahteraan dan remunerasi yang kompetitif sertamemberikan perlindungan kepada pekerja sesuai dengan standar perusahaan migas di Indonesiadan peraturan yang berlaku.

 Menciptakan dan mengembangkan hubungan industri yang aman untuk menciptakan suasana yang harmonis dan nyaman guna mendukung produktivitas yang tinggi

Strategi korporat ini menjadi dasar untuk pengimplementasian program pengembangan SDM.Perusahaan memiliki keyakinan bahwa pengembangan SDM merupakan investasi jangka panjang sehingga Perusahaan memiliki komitmen terhadap program pengembangan yang sistematik dan berkelanjutan untuk mengantisipasi perubahan kebutuhan bisnis. Perusahaan telah mengimplementasikan proses rekruitmen dan seleksi pekerja yang transparanguna memperoleh ahli dan lulusan Sarjana baru untuk regenerasi. Proses rekruitmen dan seleksiawal dilaksanakan melalui pihak ketiga yang independent seperti Universitas Indonesia,Universitas Gadjah Mada dan Universitas Padjadjaran.Melanjutkan kebijakan tahun 2001,

Perusahaan telah mengembangkan sistem dan program manajemen karir berdasarkan kemampuan dan kinerja (merit system). Program dan sistem tersebut diharapkan dapat meningkatkan efektifitas dan transparansi dalam pengembangan karir  pekerja Pertamina dimasa mendatang. Untuk menciptakan budaya perusahaan yang mendukung proses transformasi, Perusahaan telah melakukan program sosialisasi untuk nilai-nilai unggulanyang dikenal dengan FIVE-M (Focus, Integrity, Visionary, Excellence and Mutual Respect).Untuk pengukuran kinerja, Perusahaan menggunakan Ukuran Kerja Terpilih dan IndeksProduktivitas. Pengukuran ini meningkatkan pengembangan yang berkelanjutan untuk mempercepat pencapaian status sebagai perusahaan bertaraf internasional.

                             

Pada PertaminaTeknologi informasi sangat luas cakupannya, dari mulai yang menggunakan media audio, mediavisual sampai media pandang dengar/audio visual, ke depan pertamina harus memiliki Management Information System (MIS) yang canggih untuk percepatan arus data dan informasi sehingga perusahaan memiliki bahan yang cukup untuk kegiatan operasional dan pengambilan keputusan.

1.      SISTEM INFORMASI MANAJEMEN AKUNTANSI PT.PERTAMINA

Sistem akuntansi PT. PERTAMINA menggunakan sebuah sistem informasi berbasis ERP ( Enterprise Resource Planning ) dari SAP R/3 ke generasi mySAP sistem yang dapat menjadi sebuah alat perubahan dari sistem manual dalam hal pencatatan ke sistem komputerasi yang terintegrasi dan real time.

2. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN PT. PERTAMINA

Pertamina memanfaatkan e-Procurement terdapat salah satu proses yang disebut e-Auction. Pertamina mendahulukan bagian ini. Aplikasi e-Auction pertamina serta teknologi dikembangkan oleh Divisi Sistem Bisnis dan Teknologi Informasi (SBTI).

3. SISTEM INFORMASI SPBU PT.PERTAMINA

Sistem Informasi SPBU suatu sistem software yang akan membantu proses operasional denganmenerapkan tertib administrasi pada Pompa SPBU yang ketat Pencatatan dari data customer,stok minyak, deposit di pertamina, Kupon Customer dan lain lain.

4. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PEMASARAN PT. PERTAMINA

Pemasaran BBM Retail merupakan salah satu fungsi di Direktorat Pemasaran dan Niaga yangmenangani pemasaran BBM retail untuk sektor transportasi dan rumah tangga.

5. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SDM PT. PERTAMINA

Perusahaan telah mengembangkan sistem dan program manajemen karir berdasarkan kemampuan dan kinerja (merit system). Program dan sistem tersebut diharapkan dapat meningkatkan efektifitas dan transparansi dalam pengembangan karir  pekerja Pertamina dimasa mendatang.



Sumber : http://rinafarida-rina.blogspot.com/2012/03/sistem-informasi-manajemen-pt-pertamina.html

Sistem Informasi Manajemen Persediaan dari PT. Surya Pratama Buana (UD TRUCKS)

Sistem Informasi Manajemen Persediaan dari PT. Surya Pratama Buana (UD TRUCKS)

PT. Surya Pratama Buana merupakan satu-satunya Authorized PT. Astra Nissan Diesel Indonesia di Bandar Lampung. Selain menjadi bengkel untuk mobil-mobil keluaran Astra Nissan Diesel, Authorized juga menyediakan suku cadang asli Astra Nissan Diesel Genuine Parts untuk outlet-outlet. Selama ini, untuk mengetahui kebutuhan barang bulanan yang akan di pesan oleh outlet, PT. Surya Pratama Buana harus mengecek satu-satu ke masing-masing outlet, lalu mengirimnya melalui jasa pengiriman. Dan juga pada PT. Surya Pratama Buana ini tidak ada suatu sistem yang dapat memberikan informasi mengenai keadaan barang dan pengolahan data mengenai keluar masuknya barang masih menggunakan sistem semi manual. Selain itu, dalam sebulan, baik outlet maupun Authorized dapat memesan barang berkali-kali karena tingginya dinamisasi pergerakan keluar masuknya suku cadang. Karena itu dibutuhkan suatu perencanaan persediaan barang di PT. Surya Pratama Buana yang dapat menentukan besarnya persediaan dalam meng-cover seluruh demand dan juga sebuah sistem informasi yang dapat mendukung segala aktivitas mengenai manajemen persediaan barang.

Dalam merancang sistem informasi manajemen persediaan, ada beberapa hal yang dilakukan. Tahap pertama adalah menentukan perumusan masalah dan penentuan tujuan penelitian. Tahap kedua adalah melakukan pengumpulan data dan menganalisis sistem eksisting, lalu melakukan perancangan perencanaan persediaan yang dibutuhkan untuk menentukan kebutuhan sistem. Tahap ketiga adalah tahap perancangan sistem yang akan dibuat. Tahap keempat adalah tahap pengujian dan analisis hasil perancangan sistem. Dan tahap terakhir adalah tahap kesimpulan dan saran. 

Dari hasil penelitian yang dilakukan diperoleh kesimpulan bahwa perencanaan persediaan di PT. Surya Pratama Buana dilakukan dengan menggunakan metode ABC untuk memilah barang-barang yang bernilai tinggi lalu dilakukan perhitungan dengan menggunakan metode P dalam menentukan reorder point serta safety stock. Dan juga sistem informasi manajemen persediaan barang di PT. Surya Pratama Buana yang dapat mendukung segala aktivitas mengenai persediaan barang telah berhasil dibuat. Sistem informasi ini dapat menghubungkan PT. Surya Pratama Buana dengan seluruh outlet yang ada dan dapat memudahkan outlet dalam memesan kebutuhan barang serta melihat persediaan barang di PT. Surya Pratama Buana. Sistem informasi ini juga memudahkan bagian bengkel melakukan permintaan barang keluar dan permintaan emergency serta pembuatan nota penjualan. 

Sumber : http://digilib.ittelkom.ac.id/index.php?option=com_repository&Itemid=34&task=detail&nim=112051028

PT ULTRA JAYA TBK

PT ULTRA JAYA TBK

PT ULTRAJAYA MILK INDUSTRY Tbk.

1. Sejarah Singkat PT Ultrajaya (Persero)

Berawal dari sebuah perusahaan susu di tahun 1950-an, PT Ultrajaya telah berkembang dengan sangat pesat hingga mampu meraih posisi saat ini sebagaisalah satu perusahaan terkemuka di Indonesia untuk produk-produk susu dan jus buah.Kisah PT Ultrajaya diawali dari sebuah perusahaan susu yang kecil padatahun 1958. Lalu pada tahun 1971, perusahaan ini memasuki tahap pertumbuhan pesat sejalan dengan perubahannya menjadi PT Ultrajaya Milk Industry &Trading Company.PT Ultrajaya saat ini merupakan perusahaan pertama dan terbesar diIndonesia yang menghasilkan produk-produk susu, minuman dan makanan dalamkemasan aseptik yang tahan lama dengan merek-merek terkenal seperti Ultra Milk untuk produk susu, Buavita untuk jus buah segar dan Teh Kotak untuk minumanteh segar.Lokasi pabriknya terletak sangat strategis di pusat daerah pedalaman pertanian Bandung yang menyediakan sumberdaya alam yang melimpah, segar dan berkualitas, mulai dari susu segar, daun teh hingga buah-buahan tropis.Kesegaran bahan baku ini dan kualitas gizi alaminya dapat dipertahankan melaluiteknologi proses UHT (Ultra High Temperature) dan pengemasan aseptik tanpamenggunakan bahan pengawet apapun.

Saat ini, 90 persen dari keseluruhan hasil produksi perusahaan inidipasarkan di seluruh Indonesia, sementara sisanya diekspor ke negara-negara diAsia, Eropa, Timur Tengah, Australia dan Amerika Serikat. Baik untuk pasar dalam negeri maupun ekspor, produk-produk yang dijual adalah produk yangsejenis.Pertumbuhan pesat tersebut diraih oleh adanya sebuah filosofi sederhana:“Sebuah tekad untuk memproduksi produk dalam kemasan berkualitas tinggimemenuhi kebutuhan konsumen Indonesia yang terus meningkat”. Kesuksesanfilosofi ini ditentukan pula oleh kemampuan PT Ultrajaya yang sudah terbuktidalam mencapai empat sasaran.Pertama, memastikan bahwa hanya bahan baku terbaik yang digunakanuntuk proses produksi. Kedua, memroduksi jenis produk sebanyak mungkin untuk konsumen kami. Ketiga, PT Ultrajaya memiliki teknologi tepat yang membantudalam pengembangan dan produksi beragam produk berkualitas. Dan akhirnyamengirimkan produk-produk ini ke seluruh konsumen Indonesia di mana punmereka berada. Filosofi ini yang telah membuat PT Ultrajaya sukses di masalampau, akan terus diterapkan di masa mendatang.

2. Struktur Organisasi Perusahaan

Dalam seitap perusahaan struktur organisasi sangat penting fungsinya karena adanya struktur organisasi perusahaan, maka setiap karyawan akan memperoleh gambaran tentang peranan masing-masing bagian serta mengetahui wewenang dan tanggung jawab dalam pelaksanaan tugasnya. Oleh karena itustruktur organisasi dibuat dan disesuaikan dengan perkembangan, kemampuan dan keadaan perusahaan. Dengan struktur organisasi maka dapat dilihat pembagian tugas dalam organisasi dan kegiatan perusahaan secara garis besar.Berikut ini adalah gambaran struktur organisasi PT Ultrajaya.

.

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT Ultrajaya

2.3 Deskripsi Jabatan

Secara umum setiap bagian pada struktur organisasi memiliki kewajibanyaitu melaksanakan kepatuhan terhadap sistem dan prosedur adapun tugas darimasing-masing departemen dari struktur organisasi diatas, diantaranya :

 

1. Board of Directors

a.Menetapkan strategi perusahaan yang harus dilaksanakan oleh setiapdepartemen dan perusahaan. b.Mengawasi dan mengevaluasi kinerja dari setiap karyawan dandepartemen.

2.Corpurate Secretary

a.Bertanggung jawab untuk penyediaan dan penyebaran informasi kepadacalon investor dan investor. b.Membina hubungan kepada pihak-pihak terkait dalam hal investasi.

3. Internal Audit

a.Melakukan pengawasan internal kepada seluruh departemen dankaryawan secara rutin dan melaporkan kepada dewan direksi.

4.Sales and Distributor

a.Bertanggungjawab penuh dalam hal penjualan distibusi produk-produk PTUltrajaya ke seluruh Indonesia pada target Outlet yang ditetapkan. b.Membina hubungan baik dengan semua pelanggan PT Ultrajaya.

5.Marketing

a.Menyusun rencana pemasaran untuk semua produk PT Ultrajaya. b.Melakukan evaluasi aktivitas pemasaran sesuai dengan strategi perusahaan yang telah ditetapkan.c.Berkerja sama dengan pihak lain seperti biro iklan atau Departemen lainseperti bagian produksi untuk memastikan aktivitas pemasaran dapatdilakukan dengan baik.

6.Manufacturing

a.Bertanggung jawab penuh dalam hal produksi semua produk. b.PT Ultrajaya sesuai dengan jumlah dan kualitas yang sudah ditetapkan.Bertanggung jawab penuh dalam hal kelancaran produksi dan perawatanmesin-mesin yang digunakan dalam proses produksi.

7.Personal and General Affairs
a.Bertanggungjawab penuh dalam hal penerimaan karyawan pelatihanhingga pembuataa peraturan-peraturan yang berhubungan dengan ketenagakerjaan.

 

8. Finance and Accounting
a.Bertanggung jawab penuh dalam hal pelaporan keuangan dan akuntansiPT Ultrajaya sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan. b.Menyusun laporan rutin dan melaporkan kepada dewan direksi.

 

9. MIS (Management Information Sistem)
a.Bertanggun jawab penuh dalam hal penyusunan dan pengendalian sistem informasi di PT Ultrajaya. b.Membantu setiap unit kerja di PT Ultrajaya demi kelancaran penyediaan informasi untuk dewan direksi.

 

10. Engineering
a.Membantu departemen manfacturing  dalam hal pemeliharaan perbaikandan pengawasan mesin-mesin produksi yang digunakan.

2.4 Aspek Kegiatan Perusahaan (PRODUKSI)

PT Ultrajaya bergerak dalam industri makanan dan minuman. Di bidang makanan perseroan memproduksi rupa-rupa mentega(butter),susu bubuk (powder milk),dan susu kental manis
(sweetened condensed milk).
Di bidang minuman perseroan memproduksi minuman aseptic yang diproses dengan teknologi  UHT
(Ultra High Temperatur)dan dikemas dalam kemasan karton seperti minuman susu,sari buah, the minuman tradisional dan minuman untuk kesehatan. Perseroan juga memproduksi teh celup(tea bags) dan konsentrat buah-buahan tropis (tropical fruit  juice concentrate).
Dalam melakukan kegiatan usahanya perseroan melakukankerjasama dengan beberapa perusahaan yang memiliki reputasi internasional antaralain dengan Morrinoga-Jepang untuk memproduksi susu formula. Selain itu perseroanmenjalin kerjasama dengan Kraft Foods Internasional Inc., USA, dengan mendirikan perusahaan patungan PT Kraft Ultrajaya Indonesia, perusahaan yang bergerak dalam bidang industri keju.

2.4.1 Pemasaraan, Penjualan Dan Distibusi

Kekuatan utama PT Ultrajaya terletak pada visi pemasaran yang terfokus terus menerus membangun merek yang kuat dan memerlebar ragam produk makanan dan minuman untuk memenuhi kebutuhan konsumen Indonesia.Untuk melaksanakan hal ini, PT Ultrajaya telah melakukan investasi yangsignifikan dalam aktivitas pemasaran, teknologi, pengembangan produk dan yang paling penting, distribusi.Perusahaan ini termasuk salah satu perusahaan di Indonesia yang memiliki jaringan distribusi yang paling luas, mencakup seluruh daerah Indonesia, mulaidari Sumatera di ujung Barat hingga Papua di ujung Timur. Hal ini dapat dicapaioleh adanya sistem distribusi yang terdiri dari 2,500 grosir yang bersama-samamelayani lebih dari 25,000 toko ritel (toko moderen dan tradisional), hotel dan pelanggan komersial.Jaringan distribusi ini juga didukung oleh jaringan penjualan PT Ultrajayayang terdiri dari lebih 300 tenaga penjual, lebih dari 100 kendaraan, serta 9 depodan kantor cabang di kota-kota besar, ditambah lagi oleh beberapa distributor lokal.
Pasar utama PT Ultrajaya adalah Indonesia dengan populasi 200 juta orangyang memiliki tingkat daya beli yang meningkat. Pasar domestik mencapai 90 persen dari total produksi perusahaan ini. Namun sejak 1988, perusahaan inimulai aktif memasuki pasar ekspor ke negara-negara tertentu.

 2.4.2 Penerimaan Karyawan

Di samping itu, mengingat sebagian besar konsumen Indonesia beragamaIslam, kami pun bertekad bulat memenuhi semua persyaratan kualitas produk Halal. Semua produk PT Ultrajaya sudah mendapatkan Sertifikat Halal yangresmi dikeluarkan oleh MUI (Majelis Ulama Indonesia).Keseluruhan sistem kualitas PT Ultrajaya ini telah mendapatkan reputasiterbaik dari semua konsumen. Perusahaan ini memiliki karyawan sebanyak 1,100orang – terdiri dari tim manajemen, pabrik, tenaga penjualan dan pemasaran – memiliki motivasi kerja yang sangat tinggi dan berpengalaman di bidangnya.PT Ultrajaya mempunyai rencana pengembangan karyawan yang lengkapmencakup pelatihan keterampilan, kesempatan karir dan program pensiun untuk karyawan yang memasuki masa pensiun. Pada saat yang sama, perusahaan ini.

2.4.3 Riset, Pengembangan, Dan Pengawasan Mutu

Sebagai pemimpin pasar, PT Ultrajaya selalu berusaha untuk tetap berada di baris terdepan untuk kegiatan penelitian, pengembangan dan pengawasan mutu.Melalui penelitian yang berkesinambungan terhadap kebutuhan pasar dan perubahan permintaan konsumen, perusahaan ini telah mengembangkan produk- produk baru yang mampu memertahankan posisinya sebagai pemimpin pasar dengan cepat dan sebagai hasilnya, perusahaan ini sudah mengembangkan jumlah ragam produknya dari produk tunggal pada tahun 1975 menjadi lebih 60 produk saat ini yang mana sebagian besar adalah pemimpin pasar.PT Ultrajaya sangat bertekad penuh akan kualitas produk. Mulai dari bahan baku hingga produk jadi, sistem pengawasan mutu dijalankan dengan ketat, tidak hanya pada produknya saja, tapi juga pada proses produksi dan penyimpanannya.Di samping itu, mengingat sebagian besar konsumen Indonesia beragamaIslam, kami pun bertekad bulat memenuhi semua persyaratan kualitas produk halal. Semua produk PT Ultrajaya sudah mendapatkan Sertifikat Halal yang resmidikeluarkan oleh MUI (Majelis Ulama Indonesia). Keseluruhan sistem kualitas PT Ultrajaya ini telah mendapatkan reputasi terbaik dari semua konsumen.

2.4.4 Teknologi Industri

Penggunaan teknologi yang paling mutakhir di industri ini, PT Ultrajaya telah melakukan investasi yang sangat besar dalam sistem pengolahan dan pengemasannya. Pabriknya yang serba otomatis diakui sebagai salah satu mesin pengolahan makanan dan minuman yang paling canggih di Indonesia. Mesin yang paling moderen dan berteknologi canggih ini digunakan untuk memertahankan kesegaran dan nilai gizi dari bahan baku yang sudah terpilih untuk menghasilkan produk berkualitas terbaik bagi konsumen.PT Ultrajaya yang pertama kali menggunakan teknologi UHT (Ultra HighTemperature) dan pengemasan aseptik di Indonesia untuk memroduksi produk yang dapat disimpan dalam jangka waktu panjang. Pengalamannya di bidang initelah mencapai lebih dari 3 dekade dan memberikan posisi kuat sebagai pemimpin pasar di industri ini. PT Ultrajaya saat ini merupakan salah satu produsen terbesar.

 http://www.scribd.com/doc/62017159/Profil-Ultra-Jaya-Milk

SIM (Sistem Informasi Manajemen)

KEGUNAAN ATAU FUNGSI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA PERUSAHAAN

Pengertian Sistem Informasi
Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem yang cukup kompleks. Sistem ini dapat berjalan dengan baik apabila semua proses didukung dengan teknologi yang tinggi, sumber daya yang berkualitas, dan yang paling penting komitmen perusahaan. Sistem Informasi Manajemen berguna untuk mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem Informasi Manajemen bertujuan menghasilakn informasi yang berguna untuk perusahaan. Kegiatan ini mendukung proses bisnis perusahaan dan perlu diperhatikan untuk kelangsungan perusahaan. Oleh karena itu, komitmen perusahaan untuk menjalankan Sistem Informasi Manajemen haruslah sangat tinggi agar proses yang terjadi dilantai produksi menjadi menguntungkan bagi perusahaan.
Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang menyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis. Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.

Beberapa kegunaan atau fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
   
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
   
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
   
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
   
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
   
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.
   
7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
   
8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
   
9. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
   
10. Sistem Informasi Manajemen untuk Pendukung Pengambilan Keputusan.
    Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana keputusan diambil, dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-masing.
    
11. Sistem Informasi Manajemen Berdasarkan Kegiatan Manajemen.
    

12. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional. Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan.
    
13. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Manajemen. Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh manajer departemen untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dna mengalokasi sumber daya.
    

14. Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis. Tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Horison waktu untuk perencanaan strategis cenderung lama, sehingga perubahan mendasar dalam organisasi bisa diadakan.
    
15. Sistem Informasi Manajemen Berdasarkan Fungsi Organisasi. Sistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi yntuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya, walaupun akan menyangkut database, model base dan beberapa program komputer yang biasa untuk setiap subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses transaksi, pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan perencanaan strategis.
    

Sumber : http://nda-aping.blogspot.com